Архивирование электронной почты
Не стоит легкомысленно относиться к хранению и обновлению заархивированной электронной почты, поскольку если бы компания Microsoft руководствовалась собственными правилами, то сообщений, используемых правительством, могло бы уже и не существовать. Это не означает, что автор книги поддерживает использование электронной почты для якобы незаконной деятельности. Но если организация собирается разработать правила, то следует позаботиться, чтобы они были реалистичными, и руководствоваться ими в работе.
Правила архивирования и хранения содержат два компонента. Во-первых, нужно декларировать, что электронная почта будет архивироваться. Во-вторых, необходимо установить временные параметры хранения электронной почты. Также, как это делалось при разработке других правил, лучше было бы перенести вопросы, касающиеся используемых типов памяти и объемов хранимой информации, в документы по внедрению. Однако, необходимо включить в правила некоторые указания.
Организация должна сохранять и архивировать все сообщения электронной почты, которые проходят через ее сервер. Архив должен храниться на включенном в сеть запоминающем устройстве. Администраторы должны переносить архивированные сообщения на автономное запоминающее устройство каждые шесть месяцев, удаляя эти сообщения из оперативных запоминающих устройств.
Организация должна сохранять сообщения на этом автономном запоминающем устройстве, по крайней мере, два года, но может, по решению руководства, хранить его и дольше. Сообщения на автономном запоминающем устройстве должны быть стерты, или носитель должен быть уничтожен в соответствии с принятой для этого носителя технологией.
Некоторые более крупные организации, в особенности правительственные подрядчики, могут столкнуться с проблемами при создании единого правила для архивирования и хранения. От них, на основании контракта, могут потребовать руководствоваться правилами, отличными от тех, которые разработаны в организации. В таком случае организация может включить следующую формулировку в правила.
Организация должна дополнить правила, чтобы удовлетворить требования контракта, но без пересмотра правил. Данные изменения должны касаться только тех полъзователей, которые выполняют работу по настоящему договору, и организация должна уведомить этих пользователей о внесенных изменениях до их внедрения.
